چگونه بهترین CRM را برای کسب‌وکار خود انتخاب کنیم؟

این روزها، نرم‌افزار CRM یک ضرورت برای مدیریت بهتر مشتریان و رشد پایدار کسب‌وکارهاست. انتخاب درست CRM می‌تواند به شما کمک کند تا ارتباطات خود را با مشتریان تقویت کنید، فرآیندهای داخلی را بهینه کنید و تیم‌های خود را برای عملکردی کارآمدتر آماده سازید.
اما چگونه می‌توانید بهترین نرم‌افزار CRM را برای کسب‌وکار خود انتخاب کنید؟ با توجه به تنوع ابزارها و نیازهای متفاوت هر سازمان، داشتن یک چک‌لیست دقیق و گام‌به‌گام برای انتخاب CRM می‌تواند شما را در این مسیر هدایت کند. در این مطلب نیز قرار است یک چک‌لیست برای انتخاب بهترین نرم‌افزار CRM به شما بدهیم تا بتوانید هوشمندانه‌ترین تصمیم را برای آینده کسب‌وکارتان بگیرید. تا پایان با ما همراه باشید!

چک‌لیست و مراحل انتخاب CRM برای کسب‌وکار شما

هر سی آر امی برای کسب‌وکار شما مناسب نیست؛ چراکه این ابزار باید با نیازها و فرآیندهای مدنظرتان هماهنگ باشد. به همین خاطر، در ادامه ۱۰ گام برای انتخاب درست و اصولی CRM را آورده‌ایم تا با استفاده از آن، بهترین CRM را برای کسب‌وکارتان انتخاب کنید.

۱. شناسایی اهداف و نیازهای کسب‌وکار

برای انتخاب بهترین نرم‌افزار CRM که با کسب‌وکار شما هماهنگ باشد، ابتدا باید اهداف کسب‌وکارتان را مشخص کرده و مشکلاتی را که تیم شما با آن‌ها مواجه است، شناسایی کنید؛ در ادامه نیز باید فهرستی از نیازها و انتظارات خود تهیه کنید.
انتخاب نرم‌افزار CRM تا حد زیادی به اهداف و نیازهای شما بستگی دارد. ممکن است بخواهید رضایت مشتریان را افزایش دهید، فرآیندهای فروش را بهبود بخشید یا مدیریت اطلاعات مشتریان را بهتر انجام دهید؛ در هر صورت، باید مطمئن شوید که CRM انتخابی با نیازهای سازمان شما سازگار است.

چند سوال مهم برای شناسایی نیازها

امروزه نرم‌افزارهای CRM فقط برای فروش نیستند، بلکه روی مشتری تمرکز دارند و برای بهبود تجربه مشتری طراحی شده‌اند؛ بنابراین بهتر است قبل از انتخاب سی آر ام دلخواه خود، سوالات زیر را از خودتان بپرسید:

• چه مشکلاتی در کسب‌وکار شما وجود دارد که می‌خواهید برطرف شوند؟
• در مدیریت ارتباط با مشتری چه چیزی کم دارید یا چه چیزی به بهبود نیاز دارد؟
• آیا این نرم‌افزار قابلیت تنظیم و سفارشی‌سازی برای برآورده کردن نیازهای تیم شما را دارد؟
• آیا CRM انتخابی به‌راحتی می‌تواند با ابزارهای فعلی شما هماهنگ و یکپارچه شود؟
• چه قابلیت‌هایی برای بهبود کارایی تیم‌های بازاریابی و فروش شما ضروری هستند؟
• چه میزان انعطاف‌پذیری و مقیاس‌پذیری برای پشتیبانی از رشد آینده کسب‌وکار خود نیاز دارید؟
• کدام اولویت‌ها برای ساده‌تر کردن کارها و افزایش بهره‌وری کسب‌وکارتان مهم‌تر هستند؟

۲. انتخاب ویژگی‌های CRM

بعد از مشخص کردن هدف کسب‌وکارتان، باید نیازهای تیم‌های فروش و بازاریابی را بررسی کنید و فهرستی از ویژگی‌های CRM مدنظرتان تهیه کنید؛ مثل فهرست زیر:

• مدیریت مشتریان بالقوه (سرنخ‌ها)؛
• گزارش‌گیری؛
• مدیریت اطلاعات تماس‌ها؛
• امکان هماهنگی با ابزارهای فعلی شما؛
• پیش‌بینی فروش؛
• اتوماسیون بازاریابی؛
• اتوماسیون فروش؛
• مدیریت روند فروش.

حالا این ویژگی‌ها را به سه گروه تقسیم کنید: ویژگی‌های خیلی ضروری، ویژگی‌های لازم و ویژگی‌هایی که داشتنشان خوب است اما ضروری نیستند. این کار باعث می‌شود روی مهم‌ترین خواسته‌هایتان تمرکز کنید و برای امکانات اضافی و غیرضروری هزینه نکنید.

۳. اطمینان از هماهنگی CRM با ابزارهای موجود

برای بهبود جریان داده‌ها و افزایش همکاری بین بخش‌های مختلف سازمان، نرم‌افزار CRM شما باید با ابزارهایی که از آن‌ها استفاده می‌کنید، یکپارچه شود. این هماهنگی می‌تواند به شما کمک کند در زمان و منابع صرفه‌جویی کنید و از ایجاد اختلال در روند فروش جلوگیری کنید. به عبارت بهتر، CRM شما باید با ابزارهایی مانند Gmail، Outlook، Slack و Jira سازگار باشد تا بتوانید فرآیندهای کاری خود را ساده‌تر و کارآمدتر کنید.

چرا یکپارچه‌سازی CRM مهم است؟

یکپارچه‌سازی سی آر ام به دلایلی که در ادامه می‌گوییم، از اهمیت زیادی برخوردار است:

• افزایش کارایی: ورود خودکار داده‌ها و هماهنگ‌سازی اطلاعات باعث کاهش کارهای دستی و صرفه‌جویی در زمان می‌شود.
• تجربه بهتر مشتری: با ارائه یک نمای کامل از ارتباطات با مشتری در تمامی پلتفرم‌ها، تجربه‌ای یکپارچه و بهتر به مشتریان خود ارائه دهید.
• افزایش فروش: با استفاده از اطلاعات و تحلیل‌های دقیق، فروش بیشتری داشته باشید و پیشنهادات شخصی‌سازی‌شده ارائه کنید.
• اطلاعات دقیق‌تر: هماهنگی ابزارها تضمین می‌کند که داده‌ها در همه‌ی تیم‌ها به‌روز و دقیق باشند.
• همکاری بیشتر بین تیم‌ها: یکپارچه‌سازی CRM به بخش‌های مختلف کمک می‌کند تا اطلاعات مشتری را به راحتی به اشتراک بگذارند و فرآیندهای کاری را بهتر مدیریت کنند.

۴. اطمینان از ساده‌سازی فرایندها

هدف نرم‌افزار CRM، ساده‌سازی مسیر مشتری و هماهنگی تیم‌های بازاریابی، توسعه، ارتباط با مشتری و فروش است.
زمانی که مشتری به وب‌سایت شما مراجعه می‌کند، تمامی اقدامات او مانند اسکرول کردن، اشتراک‌گذاری یا افزودن اقلام به لیست علاقه‌مندی‌ها، ثبت خواهد شد. این داده‌ها به تیم فروش کمک می‌کنند تا اولویت مشتریان را درک کرده و پیشنهادات شخصی‌سازی‌شده به ارائه کنند.
از طرفی، یک CRM پیشرفته پا را فراتر می‌گذارد و کارهایی مانند تولید گزارش‌های فروش، ارسال ایمیل و اجرای کمپین‌های تبلیغاتی را خودکار می‌کند تا فرآیند فروش بهینه شود. برخی از نرم‌افزارهای CRM نیز می‌توانند به‌عنوان ابزاری برای مدیریت پروژه عمل کنند. این ابزارها وظایف را به اعضای تیم اختصاص می‌دهند، یادآوری‌ها تنظیم می‌کنند و مطمئن می‌شوند که هیچ کاری از قلم نیفتد.

۵ راهکار CRM برای ساده‌سازی کسب‌وکار

نرم‌افزار CRM پنج راهکار برای ساده‌سازی کسب‌وکارها دارد. این راهکارها به شرح زیر هستند: 

• اتوماسیون: وظایف تکراری مثل ارسال ایمیل، پیگیری‌ها و تولید گزارش‌ها را به‌صورت خودکار انجام می‌دهد و وقت تیم شما را برای برنامه‌ریزی‌های مهم آزاد می‌کند.
• مدیریت وظایف: با ارائه یک سیستم متمرکز برای مدیریت وظایف، تعیین زمان‌بندی و پیگیری پیشرفت کارها، به بهبود روند کاری کمک می‌کند.
• داده‌های متمرکز: به جای پراکندگی اطلاعات در ایمیل‌ها و ابزارهای مشابه، همه اطلاعات مشتری را در یک مکان نگهداری می‌کند و همکاری تیم‌ها را آسان‌تر می‌سازد.
• بهبود تجربه مشتری: تعاملات مشتری را در همه مراحل پیگیری کرده و با شخصی‌سازی خدمات، مسیر مشتری را بهینه‌تر و رضایت او را بیشتر می‌کند.
• گزارش‌دهی و تحلیل پیشرفته: با ارائه داشبوردها و گزارش‌های مفید، به شما کمک می‌کند رفتار مشتریان، عملکرد فروش و اثربخشی بازاریابی را بهتر درک کنید.

۵. بررسی قابلیت گسترش و شخصی‌سازی در CRM

هنگام انتخاب نرم‌افزار CRM، فقط به نیازهای فعلی کسب‌وکارتان فکر نکنید؛ بلکه توانایی نرم‌افزار مدنظرتان برای رشد و انطباق با تغییرات آینده را نیز در نظر بگیرید.
یک CRM مقیاس‌پذیر باید بتواند داده‌های فعلی مشتریان شما را به‌خوبی مدیریت کند و هم‌زمان با گسترش کسب‌وکارتان، حجم بیشتری از داده‌ها و فرآیندهای پیچیده‌تر را پشتیبانی کند.

چرا شخصی‌سازی در CRM اهمیت دارد؟

قابلیت شخصی‌سازی، یک ویژگی کلیدی در نرم‌افزار CRM است که می‌تواند فرآیندهای مختلف مانند بازاریابی و مدیریت فروش را ساده‌تر کند و خدمات متناسب با نیازهای مشتریان ارائه دهد.
این ویژگی باعث می‌شود تیم‌های شما بتوانند راحت‌تر با نرم‌افزار کار کنند و وظایف خود را به شکل کارآمدتری مدیریت کنند. از طرفی، انتخاب یک CRM مقیاس‌پذیر و قابل شخصی‌سازی نه‌تنها نیازهای فعلی کسب‌وکار شما را برآورده می‌کند، بلکه آماده مواجهه با تغییرات و رشد در آینده نیز خواهد بود.

۶. کاربرپسند بودن نرم‌افزار CRM

سی‌ آر ام‌های پیچیده و سخت‌، باعث هدر رفتن زمان، ایجاد نارضایتی و کاهش بهره‌وری در سازمان می‌شود؛ بنابراین، باید نرم‌افزاری را انتخاب کنید که رابط کاربری ساده و روان داشته باشد. چنین نرم‌افزاری به تسهیل فرآیندهای کاری، بهبود همکاری و افزایش بازده سرمایه‌گذاری (ROI) کمک می‌کند. بیکسنس نمونه‌ای برجسته از یک CRM کاربرپسند است.
رابط کاربری و تجربه کاربری بیکسنس به گونه‌ای طراحی شده است که هم ساده باشد و هم کار با آن راحت باشد. این نرم‌افزار فرآیندهای پیچیده را ساده‌ کرده و از سردرگمی کاربران جلوگیری می‌کند. این نرم‌افزار با طراحی هوشمندانه‌ی خود، باعث می‌شود تیم شما به‌سرعت و بدون نیاز به آموزش بلندمدت، نحوه کار با آن را یاد بگیرد.

۷. استفاده از هوش مصنوعی

هوش مصنوعی (AI) در نرم‌افزارهای CRM می‌تواند نحوه عملکرد تیم‌های فروش و بازاریابی را به کلی متحول کند. این فناوری با خودکارسازی وظایف روزمره و شخصی‌سازی تعاملات مشتری، به بهبود روابط با مشتریان و افزایش بهره‌وری کمک می‌کند.

چگونه هوش مصنوعی عملکرد CRM را ارتقا می‌دهد؟

CRM‌های مجهز به هوش مصنوعی، مزایای بسیاری دارند که به‌طور چشمگیری عملکرد و بهره‌وری تیم‌های بازاریابی و فروش را بهبود می‌بخشند. برخی از این مزایا عبارت‌اند از:

• خودکارسازی وظایف و جریان‌های کاری: وظایف تکراری مانند ورود داده‌ها و پرورش سرنخ‌ها را خودکار کرده و زمان بیشتری برای کارهای مهم فراهم می‌کند.
• تعاملات شخصی‌سازی‌شده با مشتری: پیام‌ها و پیشنهادات هدفمند بر اساس ترجیحات و رفتار مشتری ارائه می‌دهد.
• تحلیل‌ داده‌های مشتریان: با تحلیل داده‌ها، امکان پیش‌بینی رفتار مشتری و روندهای آینده فراهم می‌شود که به تصمیم‌گیری دقیق‌تر کمک می‌کند.
• چت‌بات‌ها و دستیارهای مجازی پیشرفته: پشتیبانی 24/7 ارائه داده و فرآیند ارزیابی سرنخ‌ها را خودکار می‌کند.
• تحلیل احساسات و مدیریت ریسک: نارضایتی مشتریان را شناسایی کرده و پیش از بروز مشکل، راه‌حل ارائه می‌دهد تا از کاهش مشتریان جلوگیری شود.

بیکسنس و هوش مصنوعی

بیکسنس، نرم‌افزاری پیشرفته و نوآورانه در دنیای CRM، با بهره‌گیری از فناوری هوش مصنوعی، تحول بزرگی در فرآیندهای فروش و بازاریابی ایجاد می‌کند. این سیستم با ارائه نمای ۳۶۰ درجه از مشتریان، به شما کمک می‌کند تا اطلاعاتی جامع و عمیق از نیازها و رفتار مشتریان خود داشته باشید.
با انتخاب بیکسنس، می‌توانید داده‌های ارزشمندی درباره مشتریان جمع‌آوری کنید، وظایف وقت‌گیر را خودکار کنید و تجربه‌ای کاملا شخصی‌سازی‌شده برای مشتریان خود ایجاد کنید. بیکسنس با افزایش بهره‌وری تیم‌ها، جلب رضایت بیشتر مشتریان و ایجاد رشد پایدار در کسب‌وکار، به‌عنوان یک راهکار هوشمند برای موفقیت در مدیریت ارتباط با مشتری عمل می‌کند.

۸. اجرای سیستم CRM

در انتخاب سیستم CRM مناسب، دو گزینه اصلی پیش روی شماست: CRM محلی و CRM ابری. هر یک از این گزینه‌ها مزایا و معایب خود را دارند که باید با توجه به نیازهای سازمان شما بررسی شوند. در جدول زیر نیز ویژگی‌های این دو سیستم را آورده‌ایم:

کدام نوع CRM را انتخاب کنیم؟

انتخاب بین CRM محلی و CRM ابری به نیازها، اندازه و مسیر رشد سازمان شما بستگی دارد. شرکت‌های بزرگ با منابع IT قوی و قوانین سختگیرانه برای کنترل داده‌ها، ممکن است به نصب محلی تمایل داشته باشند. در مقابل، کسب‌وکارهای کوچک تا متوسط که به‌دنبال انعطاف‌پذیری، مقیاس‌پذیری و صرفه‌جویی در هزینه هستند، اغلب CRM مبتنی بر ابر را ترجیح می‌دهند.

۹. بررسی نظرات مشتریان

اهمیت نظرات و بازخوردها را نمی‌توان نادیده گرفت. در کنار بررسی شهرت شرکت سازنده CRM، مشورت با کاربران واقعی آن می‌تواند نقش تعیین‌کننده‌ای در انتخاب شما داشته باشد.
شما می‌توانید از دیگر مدیران کسب‌وکار درباره تجربه‌شان و چالش‌هایی که با نرم‌افزار CRM داشته‌اند، پرس‌وجو کنید یا با مراجعه به پلتفرم‌های نقد و بررسی آنلاین، دیدگاه‌های کاربران را مطالعه کنید تا شناخت بهتری از CRM مدنظرتان پیدا کنید.

۱۰. تخصیص بودجه برای CRM

همان‌طور که اشاره کردیم، شناسایی ویژگی‌های ضروری برای نرم‌افزار CRM، اهمیت زیادی دارد و شما پس از مشخص کردن این ویژگی‌ها، باید بودجه خود را برای خرید و اجرای CRM تعیین کنید.
این بودجه تنها شامل هزینه نصب اولیه نیست؛ بلکه هزینه‌های جاری و نگهداری را نیز در بر می‌گیرد. بودجه خود را مطابق با ویژگی‌هایی که در مرحله دوم (انتخاب ویژگی‌های CRM) اشاره کردیم تخصیص دهید و بررسی کنید کدام سیستم با نیازها و بودجه شما سازگار است.

چرا کسب‌وکارها به CRM نیاز دارند؟

فرقی نمی‌کند کسب‌وکارتان کوچک باشد یا بزرگ؛ برای تبدیل بازدیدکنندگان به مشتریان، به یک نرم‌افزار CRM نیاز دارید. CRM یا نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری، همان‌طور که از نامش پیداست، به شما کمک می‌کند مشتریان خود را مدیریت کنید و مطمئن شوید هیچ فرصتی از دست نمی‌رود. به‌طور کلی، کسب‌وکار شما به دلایل زیر به CRM نیاز دارد:

• تبدیل آسان‌تر مشتریان بالقوه: CRM فرآیند تبدیل بازدیدکنندگان وب‌سایت یا سرنخ‌ها به مشتریان را ساده‌تر می‌کند.
• فروش منظم و سازمان‌دهی‌شده: با مدیریت معاملات و تعاملات احتمالی، فرآیند فروش را بهینه می‌کند.
• فروش خودکار: وظایف تکراری را خودکار کرده و به تیم فروش کمک می‌کند روی نهایی کردن معاملات تمرکز کنند.
• تعاملات شخصی‌سازی‌شده: CRM مسیر مشتری را تحلیل کرده و تجربه‌ای متناسب با نیازهای هر مشتری فراهم می‌کند.
• جذب سرنخ‌های جدید: با استفاده از تلاش‌های هدفمند، به جذب مشتریان بالقوه کمک می‌کند.
• افزایش بهره‌وری: وظایف تکراری را خودکار کرده و بهره‌وری کلی کسب‌وکار را افزایش می‌دهد.

جمع‌بندی: کدام CRM بهتر است؟

نرم‌افزار CRM مناسب باید نه‌تنها نیازهای فعلی کسب‌وکار شما را برآورده کند، بلکه اهداف بلندمدت شما را نیز پشتیبانی کرده و همکاری بین بخش‌های مختلف را ساده کند. انتخاب درست، می‌تواند مسیر موفقیت و رشد پایدار کسب‌وکار شما را هموار کند.
نرم‌افزار بیکسنس به‌عنوان یکی از پیشرفته‌ترین راهکارهای CRM، تمام نیازهای کسب‌وکار شما را از مدیریت ارتباط با مشتریان گرفته تا خودکارسازی فرآیندهای فروش و بازاریابی، برآورده می‌کند. بیکسنس با قابلیت‌های شخصی‌سازی، مقیاس‌پذیری و هوش مصنوعی، به شما کمک می‌کند تا بهره‌وری را افزایش دهید و کسب‌وکار خود را به سطح بالاتری برسانید. برای اطلاعات بیشتر و خرید نرم‌افزار CRM بیکسنس، می‌توانید به صفحه نرم‌افزار CRM بیکسنس مراجعه کنید و از قابلیت‌های منحصربه‌فرد آن بهره‌مند شوید.